Un estudio de PalmOne indica que la falta de una guía de comportamiento ante el correo electrónico hace perder mucho tiempo y trae conflictos. Sepa cuáles son y cómo evitarlos

El trabajo se realizó en decenas de oficinas en Europa, aunque sencillamente podría trazarse un paralelismo con lo que ocurre entre los mensajes entre amigos.

El estudio, elaborado por Dynamic Markets sobre 750 trabajadores de empresas en cinco países europeos (España, Reino Unido, Francia, Alemania e Italia) arroja entre sus conclusiones que el e-mail es fuente habitual de conflictos.

Según el trabajo, el 61% de los encuestados cree que los correos no respondidos retrasan las decisiones comerciales. Asimismo, los mensajes confusos o descuidados pueden dañar las relaciones y ser causa de enfrentamientos.

Por ejemplo, ante la ausencia de respuesta se “bombardea” con más mails para conseguirla, se mandan correos urgentes sin ninguna llamada de atención y se escriben otros con un exceso de palabrería y una mala redacción que provoca malentendidos y daña las relaciones.

En ese sentido, uno de cada diez encuestados tuvo enfrentamientos por los malos entendidos generados a raíz del tono de los mensajes. En el caso contrario, algunos admitieron que mintieron al decir que no habían recibido un correo.

Según François Bornibus, vicepresidente de palmOne EMEA, “se espera que para este año la media de correos electrónicos enviados cada día supere los 36.000 millones . El correo electrónico supone una revolución en nuestra forma de entender la comunicación y los negocios, pero cuando su uso se expanda aun más y el empleo de teléfonos inteligentes para acceder a él se convierta en norma, será necesario un cambio de comportamiento, una nueva actitud ante el correo. De lo contrario, los siete pecados capitales identificados por nuestro estudio sólo se agravarán”.

Los siete
El estudio dePalmOne identifica los siete pecados capitales más sufridos por los trabajadores que emplean correo electrónico:

1. PASARLO POR ALTO: la tendencia a no responder. Uno de cada diez encuestados se queja de recibir tantos correos que no tiene tiempo de responderlos todos. Más de una quinta parte de los encuestados residentes en España o Reino Unido teme volver a la oficina después de alguna ausencia a causa de la montaña de correo que sabe que les espera.
Con tanto correo, dejando aparte los que son inútiles o irrelevantes, no es de extrañar que la cuarta parte de los encuestados tenga que implorar una respuesta a más de la mitad de los correos que envían. La situación es particularmente grave en Italia donde el porcentaje de casos se dispara hasta el 70%.

2. NEGACIÓN: fingir no haber recibido un correo de alguien. Cuanto menos respondemos, más culpables nos sentimos. Uno de cada diez encuestados confiesa sentirse culpable en el trabajo por no haber respondido el correo. En el Reino Unido hasta un 11% de los encuestados recurrió a fingir no haber recibido un correo cuando se les pidió contestación.

3. SUPOSICIÓN: la mala costumbre de suponer que todo el mundo leyó un correo urgente. Demasiadas personas se limitan a enviar un correo (y a confiar en que fue recibido y leído) para comunicar información urgente. A un 27% de los encuestados les molesta que el correo importante se envíe sin ningún tipo de aviso especial adicional como una llamada telefónica.

4. PALABRERÍA: la tendencia a extenderse más de lo necesario. A los trabajadores les molesta también recibir páginas de texto que requieren una búsqueda de la información que les afecta. La tercera parte de los encuestados franceses destacó este hecho como especialmente irritante, y es el personal de mayor nivel de responsabilidad quien más lo sufre.

5. PARA TODOS: mandar el mismo correo a todo el mundo, incluso a las personas a las que no incumbe. Más de la cuarta parte de los encuestados se muestra frustrada por recibir mensajes que no le incumbe, un problema al que se enfrenta el 30% de los directores de alto nivel. Más de la tercera parte de los encuestados italianos sufre una bandeja de entrada llena a causa de estos correos irrelevantes.

6. DEJADEZ: los pecados de mala gramática y ortografía, argumentos inconexos y lenguaje confuso. El 81% de los encuestados tiene una opinión negativa de aquellos que envían mensajes mal escritos y con errores ortográficos y gramaticales. Este es particularmente el caso de Alemania, donde la tercera parte de los encuestados considera que los remitentes son dejados y descuidados. Y los jefes básicos y administradores de toda Europa deben ir con pies de plomo ya que los directores de alto nivel tienen una visión especialmente negativa de los correos mal escritos y dejados, un 41% ve en ellos una muestra de pereza e incluso de falta de respeto.

7. FALTA DE TACTO: no emplear el tono correcto. Enviar mensajes cortos y bruscos sin atender a los modales necesarios puede dañar una relación de forma no intencionada. Uno de cada diez encuestados, y hasta un 23% en Alemania, confesó haber tenido enfrentamientos con algún compañero o con terceros porque malinterpretaron lo que se decía.

Asimismo, palmOne elaboró una guía de actitud para hacer uso del correo electrónico de una manera más inteligente y productiva.

1. CONFIRME SIEMPRE LA RECEPCIÓN: asegúrese de contestar antes de 24 horas, aunque sea tan sólo para decir que ahora está ocupado y que contestará más adelante.

2. NO REHUYA EL ASUNTO: si no puede dar una respuesta satisfactoria inmediata, avise al remitente. No se ponga en la vergonzosa situación de tener que fingir no haber recibido un correo sólo porque no le prestó atención en su momento.

3. NO DE NADA POR SENTADO, LLAME: si su correo es urgente, avise de su envío mediante una llamada para hablar del tema, aclarar lo que se necesita hacer y fijar un plazo realista.

4. VAYA AL GRANO: decida por adelantado qué quiere decir exactamente y limite el número de elementos al mínimo posible. Cuanto más largo sea su mensaje, menos probabilidades hay de que lo lean.

5. PREGÚNTESE SI NECESITAN ESTAR TODOS COPIADOS: si tiene que enviar un correo a una lista de personas, incluya sólo a aquéllas a las que afecte directamente el asunto. Para acelerar las respuestas, escriba directamente a cada individuo afectado.

6. EN FORMALIDAD, PEQUE POR EXCESO: escribir un correo no debe ser excusa para saltarse la función "Revisión ortográfica" ni para usar un lenguaje taquigráfico o de la calle. Mantenga el respeto mutuo y escriba sus correos como si escribiera una carta. Compruebe siempre los errores antes de enviar el mensaje.

7. EVITE LOS JUICIOS PRECIPITADOS: algunos correos pueden resultar ofensivos a primera vista; pero al observarlos más detenidamente vemos que simplemente están mal escritos o con prisa. No responda nunca cuando esté enfadado o emocionalmente herido; no olvide que el correo se queda archivado y que su respuesta ofensiva o desconsiderada puede tener consecuencias.