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LA ECEI LIDERA LA AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE GRADOS, BUSCANDO BRINDAR UNA EXCELENTE EXPERIENCIA AL ESTUDIANTE

Egresadas del programa de Ingeniería Industrial apoyaron la automatización del proceso de postulación a grados, logrando excelentes resultados para la comunidad Sergista.

Desde el primer semestre del 2023, la Escuela de Ciencias Exactas e Ingeniería se propuso mejorar la experiencia de los estudiantes a través de la automatización del proceso de postulación a grados. Debido a una apuesta e instrucción de la decanatura de la Escuela, Heyly Castelblanco, egresada del programa de Ingeniería Industrial y actual Coordinadora Académica de la Escuela, junto a Laura Daniela Molano, también egresada del programa, ejecutaron una estrategia en Power Automate que mejorara la experiencia de los estudiantes durante el proceso, y apoyara la labor del personal administrativo.

¿Cómo funcionaba el proceso de postulación a grados?

Con dos meses de antelación, el personal administrativo notificaba la apertura del proceso de postulación. Posterior a esto, se procedía con la verificación de expedientes y cumplimiento con lo estipulado. Teniendo aprobación de los documentos, manualmente se creaban las carpetas y se realizaba la solicitud de cargue de documentos a los estudiantes. Finalmente, se realizaba la verificación y confirmación de su postulación.

¿Cómo se automatizó?

Por medio de la implementación de Power Automate se divide el proceso en dos fases.

La primera se denomina “marcación como futuro egresado”. En esta, los estudiantes pueden indicar cuando culminen todo su plan de estudios. Una ventaja de este nuevo proceso implica que la plataforma siempre está activa, lo que significa que se realizan postulaciones en cualquier momento del semestre, en comparación con el anterior proceso que solo se abre en las fechas de postulación.

La segunda fase solo la reciben los estudiantes que aprobaron la primera fase. A través de un forms realizan oficialmente su postulación, el cual de manera automática crea las carpetas con los documentos anexos de cada uno de los estudiantes y a través de respuestas automáticas de aprobación o devolución, se confirma al estudiante si finalmente obtiene su recibo de pago o debe dirigirse a alguna coordinación para revisar su estado.

¿Qué beneficios ha traído?

Laura resalta que “principalmente ha mejorado en los tiempos de respuesta, no solo para el proceso en sí, sino también para resolver las dudas que puedan tener los estudiantes en otros trámites. Si el equipo administrativo tiene una carga laboral más controlada, puede responder de manera ágil y cumplir con los objetivos de mejora, lo que en última instancia beneficia a los estudiantes”.

La propuesta de implementación de estas herramientas por parte de egresadas sergistas habla de su compromiso académico y profesional. Actualmente Laura se desempeña como People Operations Associate en Endava y ha optimizado alrededor de 15 procesos. Resalta que la formación en procesos que recibió en la Universidad fue fundamental, pues permitió entender cómo funcionan los procesos, plasmarlos y organizarlos, algo esencial antes de realizar cualquier automatización.

La Escuela, por medio de la ejecución de estas estrategias espera liderar e incentivar procesos de automatización en la Universidad, aportando a la mejora continua de todas las Escuelas y así obtener mejores resultados que beneficien a toda la comunidad Sergista.


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