Toda persona interesada en viajar a estudiar fuera del país, debe atender tanto a exigencias de orden legal como al cumplimiento de ciertos requisitos, así como la entrega de documentos de admisión ante universidades o centros de investigación, empezando por la gestión de la visa de estudiante y el respaldo certificado de los estudios cursados previamente en el país de origen.

En virtud de ello, la primera recomendación sugiere seguir los procedimientos claramente y en orden para economizar recursos, tiempo y dinero, y contar a tiempo con los documentos exigidos y su respectiva validación. Solo así, será posible iniciar estudios en el periodo de tiempo estimado. Por su parte, la Oficina de Relaciones Internacionales – ORI, presenta la siguiente guía que destaca los trámites más importantes:

¿QUÉ SON LOS PROCESOS DE LEGALIZACIÓN Y APOSTILLA?

Son diligencias necesarias para obtener certificaciones de documentos públicos, como diplomas, certificados de notas, constancias, actas de grado, entre otras, que permiten dar a conocer la veracidad y legitimidad de los mismos.

Tanto la legalización como la apostilla son avalan la autenticidad de la firma de los funcionarios públicos o agentes diplomáticos en ejercicio de sus funciones y la calidad en que hayan actuado, en la expedición, certificación o aprobación de un documento.

Es importante reconocer si el país de destino hace parte de la “Convención de Viena de 1963”, o de la “Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961”. Esta diferenciación te dará como resultado el trámite que debes efectuar, sin embargo, es necesario que confirmes con la institución que requiere la documentación.

EN CUANTO A LA LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS…

Hay que saber que esta se valida con la firma del funcionario del documento en cuestión, firma que debe estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, ya que, consecuentemente, surte efectos legales en el país destino al que se desea viajar.

Para consultar más detalles sobre el proceso de legalización, clic aquí.

CUÁNDO LEGALIZAR UN DOCUMENTO

Cuando el país en el cual surtirá efectos hace parte de la Convención de Viena de 1963. El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o Cancillería refiere en el siguiente listado a los países que solicitan la legalización de documentos:

https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/FOTOS2020/listado_de_paises_que_legalizan_.pdf

ACERCA DEL PROCESOS DE APOSTILLA:

Hay que decir que este es esencial para que un documento sea válido y legal en otro país miembro del Convenio de La Haya de 1961. Es necesario entender, entonces, que cuando se apostilla un documento no se debe legalizar, ya que son trámites mutuamente excluyentes.

Más detalles en:
https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/que_es_apostilla

¿CUÁNDO SE DEBE APOSTILLAR UN DOCUMENTO?

Cuando surte efectos legales en un país que hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de La Haya de 1961. El Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o Cancillería refiere en el siguiente listado los países que apostillan documentos:

https://www.cancilleria.gov.co/sites/default/files/FOTOS2020/listado_de_paises_que_apostillan_.pdf

¿CÓMO TRAMITAR DOCUMENTOS?

• Revisa cuáles son los documentos requeridos por la autoridad gubernamental o la institución de educación superior extranjera, antes de iniciar cualquier trámite o de invertir dinero y tiempo en los mismos.

• Reúne los documentos originales como certificados, constancias, diplomas o cartas.

• Identifica los trámites y acciones especiales que requiere cada documento, (por ejemplo, algunos deben ser legalizados por varias autoridades competentes, mientras que otros requieren apostilla, sellos notariados, entre otros procesos).

• Solicita con suficiente antelación la legalización de documentos en instituciones de Gobierno, como las secretarías de educación distritales, municipales, departamentales, el Ministerio de Educación Nacional, entre otras.

• Recuerda: la legalización es un proceso que puede ser interno y/o externo. Interno, con respecto a los trámites que se hacen en entidades públicas colombianas. Externo, cuando dicho trámite contempla a gobiernos extranjeros para validar documentos en otro país diferente al de origen.

• Consulta si hay un requerimiento de legalización o de apostilla y cuáles son los pasos a seguir, conforme a lo indicado en el sitio web de la Cancillería.

• Una vez tienes los documentos legalizados y/o apostillados, con sellos y certificaciones oficiales, debes enviarlos a traducir con traductores oficiales del idioma, pues son ellos los legalmente autorizados, y con firma acreditada.

MÁS RECOMENDACIONES ÚTILES:

• Siempre se debe consultar con el Gobierno extranjero y/o universidad acerca de los trámites precisos y los tiempos requeridos de vigencia de los documentos exigidos, esto, para evitar gastos innecesarios de dinero y tiempo en trámites no requeridos.

• No se aconseja que tú traduzcas los documentos, así tu nivel de idioma extranjero sea el mejor, pues no tiene la misma validez que el trabajo de un traductor oficial autorizado legalmente.

• Los traductores oficiales deben demostrar su acreditación, su examen universitario de traductor oficial de una lengua determinada y su experiencia académica y profesional.

• Existen asociaciones de traductores oficiales por idiomas, avaladas por misiones diplomáticas o universidades extranjeras. En estos casos, si la embajada solicita que ciertas personas sean los traductores, hay que atender a esta exigencia.

Cuenta con la asesoría de la Oficina de Relaciones Internacionales – ORI. Su misión es acompañarte en tu proceso de aplicar para hacer realidad tu sueño de estudiar en el exterior.

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