Una re-caracterización estudiantil durante el cuarto semestre que nos permita identificar nuevas necesidades y factores de riesgo en los que se incluyan además aspectos ocupacionales, pues desde el Ministerio de Educación se ha identificado en esta etapa un factor de “Crisis de carrera” que se genera a partir de la diferencia que existe entre las expectativas con las que el estudiante inicia su formación académica y los aspectos con los que se va encontrando en el curso de esta.

Al abordar de forma específica a los grupos poblacionales que comparten distintos tipos de riesgo, la institución puede evaluar la trazabilidad del proceso y el impacto de los programas y herramientas de apoyo que favorecen la permanencia. Esto, a su vez, facilita un análisis oportuno y detallado de los resultados obtenidos, contribuyendo a la mejora continua en la gestión del proceso académico y la retención estudiantil.

El sistema de alertas tempranas es la detección oportuna de estudiantes en riesgo de deserción mediante la definición y categorización de variables que tienen incidencia en la perdida académica. Estas alertas consisten en detectar los riesgos o dificultades que pueden presentar los estudiantes. Es fundamental tomar acciones preventivas sobre aspectos académicos de riesgo como lo pueden ser notas bajas en el primer corte del semestre y el número de inasistencias, ya que aquellos estudiantes que presenten estas condiciones pueden darnos un indicio de futuras dificultades académicas o incluso de deserción.

Esta categorización se realiza por tipos de riesgo de la siguiente manera:

• Riesgo Alto: Promedio académico entre 0.0 y 2.9

• Riesgo Medio: Promedio académico entre 3.0 y 3.7

• Riesgo Bajo: Promedio académico entre 3.8 y 5.0

El reglamento estudiantil indica que el estudiante que acumule un total del 20% de inasistencias pierde la asignatura en curso.

La implementación de estos sistemas en la institución contribuye a mejorar el proceso de toma de decisiones frente a estrategias de apoyo académico, disminuyendo así el número de estudiantes que llegan a la condición de riesgo de Normativa Académica.

Normativa Académica

El acompañamiento contempla estrategias de seguimiento, encaminadas a mitigar el número de estudiantes que semestre a semestre no alcanza el promedio acumulado de permanencia: 3.3.

Desde el segundo semestre del año 2019, entró en vigencia la versión No. 4 del Procedimiento para la Atención Orientada a la Excelencia Académica Integral y Normativa, a través del cual, cada uno de los programas debe asignar un consejero académico, quien, a su vez, será el encargado de hacer seguimiento a los estudiantes que no alcancen el promedio establecido.

Dicho seguimiento se realiza dependiendo de la etapa de normativa académica en la que se encuentre el estudiante:

Semestre de prueba: se da cuando por primera vez el promedio de permanencia del estudiante queda por debajo de 3.3. En este caso, el profesional de permanencia contactará al estudiante para informarle acerca de las estrategias que brinda la Universidad para apoyar su proceso académico.

Semestre de suspensión académica: se da cuando el estudiante incumple por segunda vez consecutiva el promedio de permanencia. En este caso, el estudiante tiene dos opciones:

• Aplazar el semestre académico: al regresar, el estudiante ingresará automáticamente a la siguiente etapa de normativa: semestre de prueba después de suspensión.

• Matricular máximo 7 créditos académicos o media matricula: el consejero se comunicará con el estudiante para informarle cuáles son las materias que puede matricular.

Semestre de prueba 2 (semestre de prueba después de suspensión): se da cuando el estudiante incumple con el promedio de permanencia por tercera vez consecutiva. En esta etapa, podrá matricular las materias completas del semestre y esta será la última oportunidad para subir su promedio de permanencia.

Por su parte, el profesional acompañante deberá hacer seguimiento personalizado en los tres cortes y diligenciar un formato de compromiso en cada encuentro con el estudiante, aclarando que comprende la situación académica en la que se encuentra. Asimismo, es obligatorio que el estudiante asista a sesiones de Acompañamiento Académico en Bienestar Universitario. Si es necesario, se activarán las redes de apoyo del estudiante.

Anulación de matrícula: se da cuando el estudiante no logró alcanzar el promedio de permanencia en las anteriores oportunidades o por cuarta vez consecutiva. Su matrícula será anulada y solamente podrá matricularse en otro programa académico de La Sergio. Para este caso, el profesional de permanencia contactará al estudiante para informarle que podrá matricularse en cualquier otro programa de la Institución, pero no en el que estaba cursando. Adicionalmente, se le ofrece el servicio de orientación vocacional de Bienestar Universitario.

En este eje se lleva una estadística de los estudiantes próximos a graduarse, de los egresados no graduados, es decir, los estudiantes que no finalizan su proceso y que, aunque terminan su plan de estudios quedan con algún requisito pendiente, así como de los estudiantes que abandonan su proceso de formación académica. Mediante el contacto y seguimiento de esta población estudiantil, la institución aborda las diferentes causales de este fenómeno y así genera estrategias frente a las problemáticas evidenciadas, garantizando el cumplimiento de requisitos para grado y efectuando el proceso de rematriculas.